Dein Team an einem Ort — Rollen, Rechte, Zeiten, Abwesenheiten.

Du legst den Mitarbeiter mit Name und Rolle an und schickst eine Einladung per E-Mail. Über den Link setzt er sein eigenes Passwort und hat sofort einen Portal-Zugang mit genau den Rechten seiner Rolle. Offene Einladungen laufen automatisch ab und lassen sich mit einem Klick erneut senden. Mitarbeiter ohne eigenen Login legst du trotzdem an — für Dienstplan und Stempeluhr braucht es keine E-Mail-Adresse.

Nur das, was ihre Rolle erlaubt. Für jedes Modul — Reservierungen, Gästebuch, Feedback, Dienstplan, Einstellungen und weitere — legst du getrennt fest, ob eine Rolle lesen oder auch bearbeiten darf. Ein Modul ohne Recht ist für diese Rolle unsichtbar, nicht nur ausgegraut. Den eigenen Dienstplan, die eigenen Zeiten und Abwesenheiten sieht jeder unter „Mein Dienstplan“. Rollen und Rechte ändert nur der Inhaber des Kontos.

Nein. Ein Tablet am Personaleingang reicht: Du koppelst das Gerät als Kiosk, jeder Mitarbeiter bekommt eine PIN und stempelt damit ein und aus. Wer lieber im eigenen Portal-Zugang stempelt, kann das ebenfalls. Pausen und Rundung richtest du in den Einstellungen ein, der Stundennachweis pro Monat rechnet Ist gegen Soll und lässt sich als CSV exportieren. Die Zeiterfassung gehört zur Dienstplanung und ist ab AI Operations enthalten.

Im Self-Service unter „Mein Dienstplan“: Der Urlaubsantrag nennt Zeitraum und Abwesenheitsart, halbe Tage sind möglich. Du entscheidest, ob Anträge freigegeben werden müssen oder automatisch genehmigt sind. Eine Krankmeldung ist eine Meldung, keine Bitte — ein Klick für heute, bei Bedarf mit weiteren Tagen und einer Notiz, und die Leitung wird informiert. Alle Abwesenheiten stehen sofort im Kalender der Dienstplanung (ab AI Operations).

Du deaktivierst den Mitarbeiter. Er kann sich nicht mehr am Portal anmelden und verschwindet aus Listen und Planung — seine Stammdaten, Stundennachweise und Protokolleinträge bleiben erhalten, damit du sie später noch belegen kannst. Kommt jemand zurück, stellt Reaktivieren den Zugang sofort wieder her. Endgültig löschen kannst du ein Profil ebenfalls, wenn du es nicht mehr brauchst.

Stammdaten, Rollen und Rechte, E-Mail-Einladungen, Logbuch und Team-Nachrichten sind in allen Paketen dabei, auch in Smart Start. Zeiterfassung, Abwesenheiten und Dienstplan gehören zum Dienstplan-Modul ab AI Operations. Den Personal butlAIr, der Dienstpläne aus der Reservierungsprognose vorschlägt, gibt es in der Full butlAIr Suite.