Personalakte, Rollen und Zeiten — dein Team an einem Ort.

Du legst den Mitarbeiter mit Name und Rolle an und schickst eine Einladung per E-Mail. Über den Link setzt er sein eigenes Passwort und hat sofort einen Portal-Zugang mit genau den Rechten seiner Rolle. Offene Einladungen laufen automatisch ab und lassen sich mit einem Klick erneut senden. Mitarbeiter ohne eigenen Login legst du trotzdem an — für Dienstplan und Stempeluhr braucht es keine E-Mail-Adresse.

Nur das, was ihre Rolle erlaubt. Für jedes Modul — Reservierungen, Gästebuch, Feedback, Dienstplan, Einstellungen und weitere — legst du getrennt fest, ob eine Rolle lesen oder auch bearbeiten darf. Ein Modul ohne Recht ist für diese Rolle unsichtbar, nicht nur ausgegraut. Den eigenen Dienstplan, die eigenen Zeiten und Abwesenheiten sieht jeder unter „Mein Dienstplan“. Rollen und Rechte ändert nur der Inhaber des Kontos.

Nein. Ein Tablet am Personaleingang reicht: Du koppelst das Gerät als Kiosk, jeder Mitarbeiter bekommt eine PIN und stempelt damit ein und aus. Wer lieber im eigenen Portal-Zugang stempelt, kann das ebenfalls. Pausen und Rundung richtest du in den Einstellungen ein, der Stundennachweis pro Monat rechnet Ist gegen Soll und lässt sich als CSV exportieren. Die Zeiterfassung gehört zur Dienstplanung und ist ab AI Operations enthalten.

Im Self-Service unter „Mein Dienstplan“: Der Urlaubsantrag nennt Zeitraum und Abwesenheitsart, halbe Tage sind möglich. Du entscheidest, ob Anträge freigegeben werden müssen oder automatisch genehmigt sind. Eine Krankmeldung ist eine Meldung, keine Bitte — ein Klick für heute, bei Bedarf mit weiteren Tagen und einer Notiz, und die Leitung wird informiert. Alle Abwesenheiten stehen sofort im Kalender der Dienstplanung (ab AI Operations).

Rund 30 Felder in fünf Abschnitten: Angaben des Arbeitgebers wie Personalnummer, Kostenstelle und Vergütungsart, persönliche und steuerliche Daten wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Steuerklasse, dazu Krankenkasse, Bankverbindung und Anschrift, der Sachbezug für Verpflegung sowie eine interne Notiz. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN werden auf ihre Prüfziffer geprüft, damit Zahlendreher sofort auffallen. Welche Felder Pflicht sind, legst du selbst fest — acht sind es immer, sechzehn weitere kannst du zusätzlich verlangen.

Du forderst sie an, statt hinterherzutelefonieren. Ein Klick auf „Daten anfordern“ schickt eine E-Mail mit Direktlink zur eigenen Personalakte, dazu erscheint ein Hinweis im Portal und als Push-Nachricht auf dem Handy. Bei neuen Mitarbeitern hängst du die Anforderung direkt an die Einladung. Der Mitarbeiter füllt seinen Teil selbst aus — Arbeitgeber-Felder sieht er dabei nicht — und du erkennst in der Übersicht, wer fertig ist und bei wem noch Pflichtfelder offen sind.

Ja. Arbeitsvertrag, Gesundheitszeugnis nach Infektionsschutzgesetz, Aufenthaltstitel, Sozialversicherungsausweis und weitere Nachweise legst du direkt am Mitarbeiter ab — als PDF, Bild oder Word-Datei bis 10 MB, wahlweise mit Ablaufdatum. Die Dateien liegen geschützt, Downloads laufen über Links, die nach wenigen Minuten verfallen. Standardmäßig sieht die Unterlagen nur der Betrieb; einzelne Dokumente gibst du für den betreffenden Mitarbeiter frei. Dokumente & Verträge gehören zum Zusatzpaket Personalbüro, das gerade im Pilotbetrieb läuft und in den nächsten Wochen für alle freigeschaltet wird.

Du legst einen eigenen Katalog an — Hygiene-Nachweis, Sprachen, Sicherheitsunterweisung, was bei dir zählt — und weist die Einträge deinen Mitarbeitern zu, jeweils mit einer von fünf Stufen von „Grundkenntnisse“ bis „Experte“, dem Zertifizierungsdatum und dem Ablaufdatum. Für jede Station legst du fest, welche Qualifikation Pflicht ist und ab welcher Stufe; optionale Anforderungen sperren niemanden, sie geben nur zusätzliche Punkte. Ist eine Pflicht-Qualifikation abgelaufen, schlägt die automatische Schichtbesetzung diese Person für die Station nicht mehr vor und nennt den Grund im Klartext. Was demnächst abläuft, steht vorher in der Fristen-Übersicht. Die Skill-Matrix zeigt dir alle Mitarbeiter und Qualifikationen als Tabelle. Qualifikationen gehören zum Dienstplanungs-Modul und sind ab AI Operations enthalten.

Nur wer das Recht „Personalakte“ hat — das vergibst du je Rolle, unabhängig von den übrigen Modulen. Mitarbeiter sehen ausschließlich ihre eigene Akte. Zusätzlich schützt die Datenbank die Daten auf Zeilenebene, sodass niemand über Umwege an fremde Datensätze kommt. In der Änderungshistorie wird bei sensiblen Feldern wie Steuer-ID oder IBAN nur festgehalten, dass sie geändert wurden — nicht, worauf.

Du deaktivierst den Mitarbeiter. Er kann sich nicht mehr am Portal anmelden und verschwindet aus Listen und Planung — seine Stammdaten, Stundennachweise und Protokolleinträge bleiben erhalten, damit du sie später noch belegen kannst. Kommt jemand zurück, stellt Reaktivieren den Zugang sofort wieder her. Endgültig löschen kannst du ein Profil ebenfalls, wenn du es nicht mehr brauchst.

Ein Zusatzpaket rund um Lohn und Unterlagen, das in keinem der drei Pakete steckt und ab AI Operations dazugebucht werden kann, sobald es für alle freigeschaltet ist. Herzstück ist der Lohnexport: Aus Dienstplan und Zeiterfassung entsteht eine Datei, die dein Steuerberater importieren kann — DATEV LODAS-ASCII, „Lohn und Gehalt“ oder ein neutraler CSV. Dazu gehören die Mandanten-Angaben, eine Lohnarten-Verwaltung mit Mapping, Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, der Mahlzeiten-Sachbezug, Fehlzeiten als Tage, ein Abrechnungslauf mit Plausibilitätsprüfung, Kontrolle und Freigabe, ein Export-Archiv nach GoBD, ein Einrichtungspaket für den Steuerberater mit Anschreiben und Formatbeschreibung sowie ein eigenes Rollenrecht, das standardmäßig niemand hat. Auch die Dokumentenablage mit Arbeitsverträgen und Nachweisen gehört dazu. Das Paket ist gebaut und läuft gerade im Pilotbetrieb; in den nächsten Wochen schalten wir es für alle Betriebe frei. Einen Preis dafür gibt es noch nicht — schreib uns, wenn du beim Start dabei sein willst, dann sagen wir dir Bescheid, sobald er feststeht.

Stammdaten, Rollen und Rechte, E-Mail-Einladungen, Logbuch und Team-Nachrichten sind in allen Paketen dabei, auch in Smart Start. Die Personalakte samt Self-Service, Anforderung und Fristen-Übersicht gehört zum Dienstplanungs-Modul und ist ab AI Operations enthalten — ebenso Qualifikationen, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Dokumente & Verträge sowie der Lohnexport bilden das Zusatzpaket Personalbüro: Es ist in keinem der drei Pakete enthalten, wird ab AI Operations buchbar sein, läuft gerade im Pilotbetrieb und bekommt in den nächsten Wochen seine Freischaltung für alle — einen Preis dafür gibt es noch nicht. Den Personal butlAIr, der Dienstpläne aus der Reservierungsprognose vorschlägt, gibt es in der Full butlAIr Suite.