Gästebuch & CRM
Die Gästedatenbank, die sich von selbst füllt.
Jede Reservierung wird zum Gastprofil: Besuche, Vorlieben, Allergien, VIP-Status. Dein Team weiß, wer kommt — bevor der Gast sitzt.Jede Reservierung wird automatisch zum Gastprofil: Besuchshistorie, Vorlieben, Allergien und VIP-Status sammeln sich von selbst. Dein Team weiß, wer da kommt, bevor der Gast durch die Tür ist — DSGVO-konform und ohne Karteikarten.
Bis zu 2 Monate gratis testen · keine Einrichtungskosten · in der Testphase jederzeit kündbar
- In allen Paketen enthalten
- DSGVO-konform, AVV inklusive
- Import bestehender Gästedaten
- Made in Germany
Aus dem Alltag
Vier Momente, in denen ein Zettelkasten nicht reicht
Der Stammgast wird begrüßt wie ein Fremder
Im Profil steht, was zählt: zwölfter Besuch, immer der Fenstertisch, zuletzt mit der Familie. Dein Team sieht das bei jeder Reservierung — nicht erst, wenn der Gast es erwähnt.
Die Nuss-Allergie steht auf einem Zettel in der Küche
Allergien, Diäten und Vorlieben gehören zum Gast, nicht zur einzelnen Reservierung. Einmal hinterlegt, sind sie bei jedem Besuch sichtbar — für Service und Küche.
Dreimal derselbe Gast in der Kartei
„Müller“, „Mueller“, neue Handynummer: Die Duplikaterkennung vergleicht Name, E-Mail und Telefon auch bei Schreibvarianten und führt Dubletten mit einem Klick zusammen.
Ein Gast will Auskunft — und niemand weiß, wo die Daten liegen
Einwilligung, Auskunft und Löschung erledigst du direkt im Gastprofil. Was das Gesetz verlangt, ist ein Knopf statt ein Nachmittag.
Was drin ist
Gästebuch, Notizen und KI-Auswertung in einem
Kein Zusatztool, kein Export in eine Tabelle: Das Gästebuch ist mit Reservierungen, Tischplan und Feedback verbunden — und die KI wertet darauf aus.
Profile entstehen von selbst
Aus jeder Reservierung — Widget, Telefon, Walk-in — entsteht oder wächst ein Gastprofil mit Besuchshistorie, Personenzahl und Bereich.
Allergien, Vorlieben, Tags
Kategorisierte Notizen und farbcodierte Tags — vom Lieblingstisch bis zur Diät. Sichtbar bei jeder Buchung, für Service und Küche.
VIP-Kennzeichnung mit Vorrang
VIP-Gäste werden bei der Tischzuweisung bevorzugt behandelt und im Tagesbriefing angekündigt — nichts geht im Trubel unter.
- KI
Duplikaterkennung & Zusammenführen
Fuzzy-Matching über Name, E-Mail und Telefonnummer erkennt Dubletten trotz Tippfehlern. Zusammenführen mit einem Klick, Historie bleibt erhalten.
- KI
Gäste butlAIr: Segmente & No-Show-Risiko
Stammgast, VIP-Kandidat, gefährdet, inaktiv — die KI segmentiert automatisch, schlägt VIPs vor, erkennt Besuchsmuster und schätzt das No-Show-Risiko.
- KI
Persönliche Gäste-E-Mails
Geburtstags-Widget und KI-Entwürfe für einzelne Gäste: Die Einladung zum Jahrestag schreibt sich fast von selbst — du liest gegen und schickst ab.
Das Portal in Aktion
Echte Screenshots, keine Mockups
Das Gästebuch: alle Gäste, ein Blick
Filter nach Besuchen, VIP-Status oder Tags, Suche über Name, E-Mail und Telefon. Wer heute kommt, steht oben — mit allem, was das Team wissen muss.
- Besuchsstatistik und letzter Besuch je Gast
- Filter für Stammgäste, VIPs, Allergien und eigene Tags
- Direkt aus der Reservierung ins Profil und zurück
Das Gastprofil: alles, was dein Team wissen muss
Kontaktdaten, Einwilligung, Besuchshistorie, Notizen und Tags auf einer Seite. Was du hier hinterlegst, erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes.
- Allergien, Diäten und Vorlieben kategorisiert
- Alle Besuche mit Datum, Bereich und Tisch
- Einwilligung, Datenauszug und Löschung an einem Ort
Dein Assistent im Gästebuch
Hilfe butlAIr
Portal-Assistent
„Fragen? Frag mich einfach.“
Fragen zu deinen Gästen beantwortet der Hilfe butlAIr im Chat — in natürlicher Sprache, mit echten Zahlen aus deinem Gästebuch. Die Auswertungen selbst liefert der Gäste butlAIr direkt in den Profilen: Segmente, VIP-Vorschläge, Besuchsmuster und No-Show-Risiko.
Vor dem Samstagabend
„Welche Stammgäste kommen am Samstag?“ — „Drei: Familie Kern (14. Besuch, Fenstertisch), Herr Lorenz (VIP, Nuss-Allergie) und Frau Hoffmann, zuletzt vor sieben Wochen.“
Beim Blick auf die Auslastung
„Wer hat in den letzten drei Monaten nicht reserviert, war vorher aber regelmäßig da?“ — „Elf Gäste. Ich habe sie als ‚gefährdet‘ markiert — soll ich einen Einladungs-Entwurf schreiben?“
Enthalten in AI Operations und Full butlAIr Suite.
Pakete
In jedem Paket dabei — KI-Auswertung ab AI Operations
Das Gästebuch mit Profilen, Historie, Tags und Duplikaterkennung gehört zur Grundausstattung. Die KI-Auswertungen des Gäste butlAIr und der Chat-Assistent kommen ab AI Operations dazu.
| Funktion | Smart Start | AI Operations | Full butlAIr Suite |
|---|---|---|---|
| Gäste-Datenbank mit Profilen & Besuchshistorie | enthalten | enthalten | enthalten |
| Allergien, Vorlieben, Notizen & Tags | enthalten | enthalten | enthalten |
| Duplikaterkennung & Zusammenführen | enthalten | enthalten | enthalten |
| Gäste-Self-Service-Portal | enthalten | enthalten | enthalten |
| Gäste butlAIr: Segmente, VIP-Vorschläge, No-Show-Risiko | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Hilfe butlAIr: Fragen zu Gästen im Chat | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Einstieg ab 25 €/Monat bei jährlicher Zahlweise (29 € monatlich).
Alle Pakete vergleichenFAQ
Häufige Fragen zum Gästebuch
Kundenstimme
„Von KI reden inzwischen alle, wirklich nutzbar ist sie selten. butlAIr verbindet ein modernes System mit KI, die im Alltag trägt — und hält uns den Rücken frei für den Gast.“
· BENDERS Restaurant, Birkenfeld
Weitere Module
- TischreservierungOnline-Buchungswidget, KI-Tischplan und Echtzeit-Konflikterkennung.
- GästefeedbackFeedback nach jedem Besuch, Review-Routing zu Google, KI-Auswertung.
- MitarbeiterverwaltungRollen, Rechte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Team-Chat an einem Ort.
- DienstplanungDienstplan-Vorschläge aus der Reservierungsprognose, geprüft auf Arbeitszeitgesetz.
Ab morgen kennst du deine Gäste beim Namen.
Teste butlAIr mit vollem Funktionsumfang. Bestehende Gästedaten nimmst du mit, neue Profile entstehen ab der ersten Reservierung.
Keine Provision pro Gast · DSGVO-konform · Made in Germany · in der Testphase jederzeit kündbar